18 Tipps zur erfolgreichen Bewerbung einer Veranstaltung online

18 Tipps zur erfolgreichen Bewerbung einer Veranstaltung onlineOb Pop, Rock, Klassik oder Ballet, ob Party, Konferenz, Theater oder Messe, Musical, Varieté oder Ausstellung – Veranstaltungen jedweder Art funktionieren oft nach den gleichen Regeln.

Und Veranstaltungen fordern volles Engagement, viel Zeit, Energie und Durchsetzungsvermögen. Die künstlerische Vision ist mindestens so wichtig wie ein gewisses kaufmännische Verständnis und organisatorisches Talent.
Was es auf dem Weg zu einem ausverkauften Haus zu beachten gibt, haben wir in dieser kleinen Checkliste Eventmanagement zusammengefasst.

# 1. Aktions- und Zeitplan
Ein Aktions- und Zeitplan mit der Übersicht aller Aktionen, To-do’s und dem zeitlichen Ablauf schafft Übersicht und stellt sicher, dass nichts vergessen wird. Stehen z. B. schon andere Veranstaltungen am geplanten Termin fest? Sind Ferien oder Feiertage? Sommer oder doch besser indoor? Wie liegen die Veröffentlichungstermine der für diesen Event wichtigsten Medien?

# 2. Die eigene Webseite / Reclaim the Internet
In Zeiten der scheinbar allmächtigen Social-Media-Giganten ist der eigene Internetauftritt schon fast in den Hintergrund gerückt. Für eine nachhaltige und langfristige Präsenz im Netz ist die eigene Seite aber immer noch sinnvoll und dient zur Kundenbindung, als Archiv und Zentralorgan. Plattformen wie WordPress oder die zahlreichen Hompage-Baukasten-Systeme bieten einen schnellen und kostenlosen Start für ein neues Blog oder eine Event-Webseite.

# 3. Newsletter
Der E-Mail-Newsletter war und ist immer noch das effektivste Marketinginstrument. Denn die direkte Ansprache von Interessenten, Fans und Abonnenten über deren E-Mail Postfach ist bei geringen Kosten einfach unbezahlbar.
Der Aufbau eines eigenen Verteilers kann langwierig sein, ist dafür dann aber umso mehr wert. Ganz alte Schule, aber unter Umständen immer noch effektiv, kann das Auslegen einer Liste zum eintragen der E-Mailadresse von Besuchern auf einer Veranstaltung sein.
Plus die ein oder andere Verlosung von Tickets an neue Newsletter-Abonnenten.
Plus das Newsletter-Anmeldeformular auf der eigenen Webseite – da kann schon was zusammenkommen.
Bei Anbietern wie CleverReach oder ähnlichen Newsletter-Diensten gibt es Anfängerpakete mit vielen Funktionen und für den Versand an bis zu 250 Adressen für lau.
#Aber Vorsicht bei kopierten Adressdatenbanken, Verteilern von befreundeten Vereinen oder sonstigen geschenkten Kontaktsammlungen. Nur wer sich für einen Newsletter per Double-Opt-in Verfahren angemeldet hat, darf auch mit einem Newsletter beglückt werden. Newsletterversand ohne Zustimmung kann schnell in einer teueren Abmahnung enden. Und das zu Recht.

# 4. Social Media
Sozialen Netzwerke und der gekonnte Umgang mit den verschiedenen Kanälen kann eine hilfreiche Unterstützung der Marketingmaßnahmen für einen Event sein. Eine detaillierte Checkliste für die wichtigsten Do’s and Don’ts auf den verschiedenen Plattformen würde den Rahmen dieses Artikels aber sprengen. Eine Veranstaltung auf Facebook und ein eigener Hashtag für Instagram und Twitter kann dabei nicht schaden.

# 5. Ticket-VVK
Der Ticketvorverkauf und die Wahl des passenden Systems und Partners ist natürlich basic. Der kluge Einsatz von verschiedenen Ticketkategorien (Early Bird), Gruppentickets (5 Tickets zum Preis von 4) und VIP-Bändchen (wenn möglich oder sinnvoll) kann aber auch als Marketing- und Promotion-Instrument genutzt werden. Bei Zweifeln bei der Auswahl des besten Partners oder Systems sollte der lokale Anbieter vorgezogen werden, da die Wahrscheinlichkeit, dass die meisten Interessenten hier schon Kundenkonten haben, am höchsten ist.

# 6. Plakate und Flyer
Bei den meisten Events und Veranstaltungen sind gedruckte Werbemittel immer noch Klassiker. Gut gemachte Poster und Handzettel, zielgenau gehängt und verteilt, sollten je nach Budget immer noch zum Standard-Repertoire gehören. Unterschiedliche Farbvarianten der Werbemittel in unterschiedlichen Phasen der Bewerbung können ein Unterscheidungsmerkmal bieten.

# 7. Presse, Medien, Blogger und Vlogger
Zeitungen, Stadtportale, Stadtmagazine, Blogs und Vlogs müssen natürlich informiert werden. Die Veröffentlichung des Termins in den wichtigsten Kalendern sollte sichergestellt sein, die Tipps und Ankündigungen der Redaktionen haben Prio. Hier ist es wichtig, Zeit und Energie in die Verteiler und die richtige Ansprache zu investieren. Wer ist für Terminveröffentlichungen zuständig? Wer ist der richtige Ansprechpartner in der Redaktion? Es lohnt sich auch hier, keine anonymen Massenmailings zu verschicken, sondern die Redakteure direkt und persönlich anzuschreiben – vor allem wenn man meint, dass der eigene Event auf jeden Fall der beste Kandidat für den „Tipp der Woche“ ist.
Siehe auch Punkt # 3. Newsletter: Mit einem ordentlichen Newsletter-Werkzeug und einer sauber gepflegten Datenbank ist die Umsetzung von personalisierten Massenemails (wie z. B. bei einem Word-Serienbrief) machbar und bietet einen echten Mehrwert sowie Alleinstellungsmerkmal (die wenigsten Veranstalter machen sich die Mühe).

# 8. Die Pressemitteilung
Die ideale Pressemittteilung, die konkrete Ausgestaltung der E-Mail, der Text, die Bilder – sind ein komplexes Thema, das den Rahmen dieses Posts sprengen würde. Daher nur die wichtigsten Punkte:
– Der Inhalt der E-Mail sollte kompakt und schnell auf den Punkt kommen.
– Die Betreffzeile der E-Mail muss klar und eindeutig sein.
– Bilder sagen mehr als tausend Worte. Die Auswahl des Bildmaterials und die Gestaltung der Werbemittel sollte top sein.
– Nicht CC und BCC verwechseln und idealerweise auch nicht per BCC versenden, sondern ein Newsletter-Tool verwenden.
– Große Bild- und Text Anhänge nicht per E-Mail versenden, sondern zum Download anbieten.
– Texte für Copy&Past-Redaktionen in verschiedenen Textlängen anbieten.

# 9. Veranstaltungskalender online
Eine der wichtigsten Schritte zur Bewerbung einer Veranstaltung ist und bleibt die Verkündung des Was? Wann? und des Wo? Und wie verkündet man diese Basis-Infos heute am besten? Mit einem Event-Eintrag in Terminkalendern. Aber hier gilt: Klasse vor Masse. Das massenhafte Verteilen des Termins in so vielen Kalendern wie möglich, bringt nicht automatisch auch viele Besucher. Die wichtigsten Print- und Online-Kalender sollten reichen, damit werden die meisten Leute erreicht. Je nach Qualität, Leistung und Reichweite des Kalenders sind die Einträge kostenlos oder kostenpflichtig.

# 10. Einfach eintragen und große Reichweite erzielen. Der Veranstaltungseintrag auf muenchen.de
Unter muenchenservice.de bietet das offizielle Stadtportal der Landeshauptstadt München ein Formular für einen kostenpflichtigen Eintrag im Veranstaltungskalender an. Für 75€ kann ein Termin mit Text, Bild und Link zum Vorverkauf eintragen werden. Der Clou dabei ist nicht nur die enorme Reichweite des Portals in München und Umgebung, sondern auch die Veröffentlichung in mehreren Kalendern. Termine werden auf unterschiedlichen zeitlich oder thematisch sortierten Kategorien und Rubriken veröffentlicht.
In den zeitlich sortierten Kategorien Termine der Woche, Am Wochenende, Heute in München oder in den nach Monaten sortierten Jahresübersicht werden die Termine angeteasert und können so je nach Planung der Interessenten gefunden werden.

Der Veranstaltungskalender auf muenchen.de bietet über 50 Kategorien für die Einteilung von Veranstaltungen. Mit den Rubriken Bühne, Messe, Freizeit, Party, Kinder, Sport und Konzerte werden alle Arten von Veranstaltungen abgedeckt. Spezielle Themen gehen so nicht in der Masse von Veranstaltungen unter, sondern erscheinen in einem themenrelevanten Umfeld, das für den Interessenten einfach zu finden ist und eine umfangreiche Auswahl an Veranstaltungsterminen im jeweiligen Segment in München und Umgebung bietet.
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Der Eintrag einer Veranstaltung in einem der größten Veranstaltungskalender von München kann mit eigenen Texten und Bildern bestückt werden. So ist das Erscheinungsbild samt den angezeigten Informationen umfangreicher als in vielen anderen Online-Kalendern und kann nach den eigenen Vorgaben erstellt werden.

Mit bis zu rund 2,9 Millionen Besuchen und 12 Millionen Seitenaufrufen im Monat ist muenchen.de das mit Abstand meistbesuchte Münchner Service-Portal und Ausgangspunkt für alle Informationen und Services rund um das Münchner Stadtleben. 
Für Veranstaltungsreihen, mehrtägige Ausstellungen, Messen, Konferenzen oder Festivals können Terminserien von bis zu zehn Terminen eingetragen werden. Für Terminserien werden außerdem attraktive Rabatte angeboten. Als Zahlungsweise stehen Paypal (und somit die Optionen Kreditkarte oder Bankeinzug) oder die die Bezahlung per Rechnung / Überweisung zur Verfügung.

Ein Eintrag im Terminkalender von muenchen.de beinhaltet einen Kalendereintrag, der auf eine eigene Detailseite mit den gestellten Texten und Bildern verlinkt und ab Erstellung des Eintrags bis zum Tag der Veranstaltung online bleibt. Der Kalendereintrag kann auch einen Link zum Online-Kartenvorverkauf auf muenchenticket.de oder zu einem alternativen Ticketshop enthalten. Alle Leistungen und Vorteile des Eintrages in den Veranstaltungskalender auf muenchen.de und die direkte Möglichkeit zur Buchung finden sie hier.

# 11. Werbung
Je nach Budget und Zielgruppe ist die klassische Anzeige im gedruckten oder digitalen Medium der Wahl ein obligatorischer Baustein im Mix der Marketing-Maßnahmen. Trotz allem Streß und Zeitmangel bei der Organisation eines Events sollte man hierbei aber nie die Erfolgskontrolle der eingekauften Werbeleistungen vergessen. Manchmal ist man mit seiner Ankündigung in Form eines gesponserten Advertorial bei einem Nischen-Blogger besser gelagert als mit x-tausenden Anzeigen in großen Portalen oder zu kleinen Anzeigen in einem Stadtmagazin.
“What get’s measured get’s managed.” Peter Drucker.

18 Tipps zur erfolgreichen Bewerbung einer Veranstaltung online

# 12. Mund-zu-Mund-Propaganda
Tue Gutes und rede darüber. Die Wirkung von Mundpropaganda ist nicht zu unterschätzen. Persönliche Einladungen an Familie und Freunde, ein paar Telefonate bei potentiellen Interessenten und natürlich alle relevanten Business-Kontakte. „In aller Munde“ sollte nicht nur ein frommer Wunsch der Öffentlichkeitsarbeit sein.

# 13. Kooperationen und Partner
Natürlich gibt es Menschen, die alles alleine schaffen wollen oder geschafft haben. Angenehmer und interessanter wird die Arbeit aber im Koop-Modus. Gibt es eine „befreundete Eventagentur“ mit der man „eine Hand wäscht die andere“ spielen kann? Hat man schon mit den thematisch oder örtlich naheliegendsten Geschäften, Lokalen, Vereinen und Fanclubs gesprochen, die höchstwahrscheinlich ohnehin nicht als Sponsoren in Frage kommen?
Sind auch wirklich alle im Boot? Sei es mit Logo auf dem Plakat, einem Stand vor Ort oder als Multiplikator auf der Gästeliste? Je mehr an der Werbetrommel gerührt wird desto besser.

# 14. Medienpartnerschaften
Gleich vorab zur Begriffsklärung: Ein Medium (Zeitung, Magazin, Webseite, TV, Radio, etc.) ist kein Sponsor und sollte auch nicht als solcher angesprochen oder behandelt werden. Medien haben meistens mit der eigenen Refinanzierung schon genug zu tun und freuen sich über jeden Vorschlag zur Medienpartnerschaft, der sich zuerst auf Synergien und mögliche Vorteile des Mediums konzentriert und nicht nur auf die im Gegenzug erhoffte Gegenleistung. Die gezielte und ernsthafte Zusammenarbeit mit dem thematisch passenden und lokal führenden Medium ist ein wichtiges Instrument für eine erfolgreiche Veranstaltung. Auch hier gilt: Qualität vor Quantität.

# 15. Sponsoren
Die Königsdisziplin des erfolgreichen Veranstalters. Ein ewiger Tanz zwischen Budgets, Kontakten, Konzepten und Absagen. Ein konsequenter, zuverlässiger Partner kann aber langfristig ein ordentliches Netzwerk aufbauen, das nicht nur zwei Trays Energydrink-Freiware abwirft. Tipp: Für jedes angesprochene Unternehmen sollte ein individueller Mehrwert herausgestellt werden. Angebote für langweilige Logointegration-Sponsoring bekommen Unternehmen so viele wie Veranstalter Anfragen für Gästelisten. Es gilt also, sich abzuheben von der Masse.

# 16. Präsenz vor Ort
Die Veranstalter muss auf dem Event selbst präsent sein, Gäste, Presse, Partner und Sponsoren persönlich begrüßen – Hände schütteln, direktes Feedback abholen, auch mal ein Getränk ausgeben und ansprechbar sein. Wer sich nur Backstage rumdrückt und sich um den Breakeven sorgt, verpasst großartige Möglichkeiten zum Netzwerken und zur Kontaktpflege. Visitenkarten, Kontakte und E-Mailadressen sammeln. Tipp: ein starkes W-Lan ist Pflicht.

# 17. Nachbericht / Review
Ein kleiner Bericht oder Blogbeitrag über das Konzert, die Lesung oder die Veranstaltung mit Bildern, Videos, Pressestimmen, Zitaten, Meinungen oder kurzen Referenzen von Gästen, Künstlern, Rednern ist fix erledigt und rundet das Paket ab. Die Review kann dann auch gleich nochmal in den sozialen Medien gepostet werden und bietet Partnern und Sponsoren eine weitere Präsenz (Profis stellen Partnern und Sponsoren ohnehin einen Nachbericht, mit dem man sich gleichzeitig für die Zusammenarbeit bedankt). Der Nachbericht wird Teil des Archives auf der eigenen Webseite, gibt Futter für eine eventuelle Wiederholung nächstes Jahr und somit auch eine Referenz für zukünftige Unternehmungen. So bleibt man in Kontakt mit den Besuchern und Partnern, denn nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung.

#18. Fazit: Die Kombination macht’s
Wir hoffen, wir konnten mit diesen Tipps und Tricks ein paar hilfreiche Anregungen geben und freuen uns über Feedback in den Kommentaren.

Haben Sie noch weitere Tipps?
Haben wir was vergessen?
Besteht Interesse an weiteren Guides z. B. für den erfolgreichen Umgang mit Events auf Social Media, zum Thema Newsletter-Marketing und -Technik, Pressemitteilung, Sponsorensuche oder anderen Themen?  

Wir wünschen viel Erfolg für alle Ihre Veranstaltungen.

Ihr Team von muenchen.de
Formular zum Eintrag im Veranstaltungskalender auf muenchen.de

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